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7 dicas para hospedar um brainstorm virtual, de acordo com gerentes de marketing da HubSpot

por in80

No HubSpot, adoramos brainstorms

Reunir sua equipe em uma sala para apresentar ideias não só permite que você identifique conteúdo criativo ou estratégias que você possa não ter pensado, mas também pode melhorar os sentimentos de segurança psicológica, como acontece com pessoas que podem não ser gerentes de alto nível convidados e encorajados a oferecer suas contribuições.

Brainstorming é uma das atividades de construção de equipes mais produtivas que usamos na HubSpot. Mas, recentemente, quando tivemos que deixar nossos escritórios físicos e abraçar o trabalho remoto, muitos gerentes se perguntaram como eles recriariam a mesma comunicação pessoal, produtividade e senso de segurança psicológica virtualmente.

Felizmente, muitos de nossos gerentes foram capazes de se adaptar rapidamente, liderando uma série de brainstorms virtuais de sucesso em 2020.

Para ajudar os gerentes a construir técnicas de geração de ideias sólidas – mesmo em casa – aqui estão algumas etapas que os funcionários da HubSpot no blog, a equipe de aquisição e a equipe DI&B realizam ao coordenar brainstorms remotos.

Como executar um brainstorm virtual

1. Dê a sua equipe uma vantagem inicial.

Se seus colegas de equipe já sabem o objetivo do brainstorm, os prompts que receberão e as instruções para a geração de ideias, eles estarão prontos e ansiosos para fazer sugestões imediatamente.

Antes do brainstorm, considere enviar um e-mail detalhado ou um resumo criativo sobre o que você gostaria de alcançar durante a sessão.

“Eu descobri que dar aos membros do seu brainstorm a chance de se preparar com antecedência resulta em ideias de maior qualidade apresentadas no brainstorm”, disse Emmy Jonassen, Diretor Sênior de Marketing da HubSpot. “Um briefing criativo também o ajudará a fazer o melhor uso de seu tempo, então você se concentrará no ato de brainstorming em vez de discutir a tarefa.”

2. Designe um facilitador antes do brainstorm.

Quando você está participando de um brainstorm pessoalmente, é mais fácil determinar quem está falando, quem está sendo questionado e quem está conduzindo a reunião simplesmente pela linguagem corporal e outras dicas sociais.

Quando você está em uma videochamada, algumas dicas podem ser mais difíceis de perceber. Você pode não saber quem deve responder a uma pergunta, a quem você deve fazer perguntas e quem está tentando manter a reunião dentro do cronograma. É por isso que é útil designar claramente um anfitrião ou facilitador.

“O truque para ter um grande brainstorm é envolver todos”, explica Jonassen. “Um facilitador pode ajudar a criar um ambiente onde todos se sintam confortáveis ​​em participar. Ele também pode ajudar a manter a conversa em silêncios constrangedores, manter o grupo no caminho certo e trazer para a conversa pessoas que tendem a ser mais reservadas.”

Depois de planejar seu brainstorm e designar a si mesmo ou outra pessoa como facilitador, certifique-se de anotar essas informações no brief de criação do brainstorm, no convite do calendário ou no início da sessão. Se você optar por usar salas de descanso – que discutiremos na etapa quatro – considere ter um facilitador para cada uma delas.

3. Faça anotações virtuais.

Durante os brainstorms pessoais, é fácil olhar para baixo e digitar no seu computador enquanto ainda fala e interage com outras pessoas. Mas, em uma chamada de vídeo, você pode querer olhar menos para suas anotações e mais para a câmera, para não parecer que está perdendo o interesse. E, se você precisar fazer anotações, pode se preocupar em perder alguma coisa ao alternar entre as telas. Por causa desses problemas, as notas podem ficar bem abafadas.

É por isso que Alexandra Garnier, gerente de marketing de automação francesa, diz que os coordenadores de brainstorm devem: “Ou usar um quadro branco virtual, um documento de anotações online compartilhado ou (se necessário) um anotador designado.”

Ao criar notas conjuntas ou designar um anotador, todos podem ter uma fonte compartilhada de informações para olhar para trás e se concentrar nas discussões em andamento. Ao selecionar um anotador, é melhor escolher um digitador rápido ou um participante que não tem a tarefa de ter ideias, como um co-coordenador. Isso permitirá que eles se concentrem nas notas sem perder muito uma grande atividade da equipe.

4. Abrace salas de descanso virtuais.

Durante um grande brainstorm pessoal, você pode ser solicitado a se dividir em pequenos grupos, ir para outra sala e voltar com algumas idéias para oferecer ao seu grupo. Felizmente, muitas ferramentas de videochamada foram capazes de imitar essa experiência com recursos de sala de descanso.

“É mais difícil fazer com que todos participem se você tiver mais de cinco ou seis pessoas envolvidas”, diz Jonassen. “Se eu tiver um grupo grande, normalmente usarei esse recurso para dividir as pessoas em grupos menores e fazer um brainstorm por um determinado período de tempo. Depois que esse tempo terminar, farei com que todos se juntem ao grupo maior para compartilhar suas ideias. “

Garnier acrescentou de forma semelhante: “Se você fizer um brainstorm com um grupo maior, é melhor fazer salas de descanso. Algumas pessoas tendem a se esquivar quando há muitos participantes.” Isso pode ser especialmente verdadeiro em um ambiente virtual, onde as pessoas podem se sentir desconfortáveis ​​para falar.

Se você estiver usando o Zoom para suas reuniões e tiver interesse em salas de descanso, aqui está um ótimo tutorial sobre como ativá-las em sua próxima chamada.

5. Use ruídos digitais e outros sinais para fazer a transição entre as atividades.

Alguns brainstorms podem envolver uma combinação de atividades individuais e em grupo. No entanto, quando as ideias estão fluindo em uma tarefa, pode ser naturalmente difícil parar e pular para uma nova parte da sessão. De acordo com Margot Lieblich, pesquisadora sênior de UX que coordena brainstorms e sessões de ideação mensais, é ainda mais difícil administrar o tempo em uma reunião virtual.

“Muitas vezes, em brainstorms, você tem uma agenda apertada e precisa fazer transições rápidas para a próxima atividade. Isso pode ser especialmente difícil em um ambiente remoto, quando você nem sempre pode sinalizar visualmente para chamar a atenção de todos de uma vez “, diz Lieblich.

“Use um cronômetro audível para marcar claramente o fim de uma atividade. Você pode até ser criativo com o som”, aconselha Lieblich. “Eu usei a música-tema do Oscar, e um de meus colegas de trabalho usa o som de um pato grasnando.”

“Depois de ouvir o cronômetro uma vez, o grupo aprenderá rapidamente a encerrar e começar a fazer a transição para a próxima atividade quando ouvirem o som novamente”, explica Lieblich.

6. Inclua atividades de brainstorm em grupo e individuais.

Algumas pessoas trabalham melhor sozinhas, enquanto outras trabalham muito melhor em grupos. Em um brainstorm virtual, isso pode se tornar mais aparente quando aqueles que não respondem às atividades em grupo se perdem e aqueles que não gostam de fazer apresentações individuais esperam até o final na esperança de que o tempo se esgote. Ao fazer duas atividades, você garante que todos possam idealizar em sua zona de conforto.

“Gosto de começar com uma atividade individual, para que as pessoas tenham alguns minutos para explorar suas próprias abordagens do espaço do problema sem influenciar umas às outras”, diz Lieblich. “Depois de realizar uma atividade individual, incorporo uma atividade em grupo para que as pessoas possam se inspirar e ter ideias ainda mais ricas e interessantes.”

7. Lembre-se de que nem sempre você precisa agendar uma videochamada.

Embora você possa pensar que todos os brainstorms remotos devem acontecer em chamadas de vídeo, isso nem sempre é verdade. Sim, muitos deles certamente o farão. Mas, se você está pedindo aos colegas de equipe para virem para um brainstorm preparado com algo rápido – como uma sugestão de postagem de blog ou uma ideia única de e-mail, você pode cortar totalmente uma chamada de vídeo demorada de seu processo de brainstorming .

Recentemente, quando a equipe do blog estava traçando nossa estratégia de conteúdo trimestral, queríamos pedir aos nossos redatores que apresentassem ideias para postagens no blog. Mas, como cada redator tem uma agenda incrivelmente ocupada, pedir-lhes para virem para uma reunião de brainstorm muito longa, onde cada pessoa ofereceria de cinco a dez sugestões de postagem, não fazia sentido logístico.

Em vez disso, coordenei um brainstorm virtual que ocorreu completamente no Planilhas Google. Para iniciar o brainstorm, enviei à minha equipe um e-mail e uma planilha de geração de ideias com instruções sobre quais necessidades de conteúdo teríamos para o próximo trimestre, quantas ideias de postagens inserir na planilha e um prazo para enviar sugestões de postagens.

A partir daí, os escritores tiveram duas semanas para oferecer ideias para pelo menos cinco posts de blog. Aqui está uma rápida olhada na planilha com um exemplo de postagem que dei aos redatores para guiá-los através dos elementos de dar uma sugestão de postagem:

HubSpot Blog hospeda um brainstorm virtual em uma planilha do Google

Após o prazo, nossos editores entraram e usaram os recursos de comentários da planilha para fornecer feedback que os redatores poderiam ter em mente para o próximo brainstorm virtual. Desde este brainstorm, a maioria das postagens do blog sugeridas foram adicionadas ao nosso calendário de conteúdo.

Planejando Seu Brainstorm Virtual

Muitas das dicas acima estão relacionadas a impulsionar um aspecto crítico de brainstorms: participação.

Ao planejar seu próximo conteúdo ou brainstorm de campanha, pergunte-se como pode tornar o brainstorm envolvente para todos.

Ao tornar mais fácil para sua equipe se envolver com outras pessoas, dar suas opiniões ou sugerir ideias em um brainstorm, você obterá mais participação e – no final das contas – mais ideias vencedoras de colegas de equipe que talvez não as apresentassem de outra forma.

Para saber mais sobre táticas de brainstorming, leia esta postagem do blog. Se você estiver interessado em como pode incentivar a segurança psicológica em outras áreas de sua empresa, confira estas dicas de especialistas.

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